Teknik Flowtime: Alternatif Pomodoro Yang Harus Anda Ketahui

Teknik Flowtime, meskipun tidak seterkenal Teknik Pomodoro, telah ada selama beberapa waktu.
Angger Wicaksana
Teknik Flowtime Alternatif Pomodoro Yang Harus Anda Ketahui

Saat ini, ada banyak teknik produktivitas yang mengklaim dapat membantu Anda bekerja dengan efisiensi puncak. Di antara mereka, hanya sedikit yang lebih dikenal dan digunakan secara luas daripada Teknik Pomodoro. Ini adalah sistem manajemen waktu yang menyarankan agar Anda memecah tugas kerja Anda menjadi potongan-potongan 25 menit dan istirahat di antaranya.

Idenya berkisar pada gagasan bahwa kebanyakan orang mulai kehilangan fokus setelah 25 menit bekerja terus menerus dan akan membutuhkan reset untuk tetap produktif. Tapi ada masalah dengan ide itu: tidak ada dua tugas yang sama. Dan dalam hal ini, tidak ada dua orang! Itu berarti sistem produktivitas satu ukuran untuk semua tidak mungkin menjadi yang paling cocok untuk semua orang.

Tetapi ada alternatif yang memberikan lebih banyak fleksibilitas dan memungkinkan Anda untuk menyesuaikannya untuk kasus penggunaan khusus Anda. Ini disebut Teknik Flowtime, dan inilah semua yang perlu Anda ketahui untuk menggunakannya dan mulai menyelesaikan lebih banyak hal.

Apa itu Teknik Flowtime?

Teknik Flowtime, meskipun tidak seterkenal Teknik Pomodoro, telah ada selama beberapa waktu. Dalam banyak hal, ini adalah keturunan langsung dari Pomodoro. Ini adalah gagasan Zoe Read-Bivens, dan dia menganggapnya sebagai cara untuk mengatasi beberapa kekurangan yang dia alami saat menggunakan teknik Pomodoro.

Dia menemukan bahwa tetap berpegang pada segmen kerja 25 menit sering mengganggu alurnya perasaan tenggelam dalam tugas tertentu dan akhirnya merusak produktivitasnya alih-alih meningkatkannya. Untuk mengatasi masalah tersebut, dia berusaha menciptakan sistem yang mempertahankan aspek-aspek bermanfaat dari Teknik Pomodoro sambil membiarkannya masuk ke aliran positif dan tetap di sana.

Panduan Dasar Teknik Flowtime

Untuk mulai menggunakan Teknik Flowtime, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuat lembar waktu untuk membantu Anda mengelola aktivitas harian Anda. Anda dapat melakukannya dengan spreadsheet atau dengan tangan, mana saja yang menurut Anda paling nyaman. Pada judul lembar waktu Anda, sertakan judul kolom berikut:
  • Nama tugas
  • Waktu mulai
  • Akhir waktu
  • Gangguan
  • Waktu kerja
  • Waktu istirahat
Timesheet Anda akan menjadi cara utama Anda melacak tugas harian Anda dan menetapkan alur yang paling sesuai untuk Anda. Setelah Anda mengaturnya, berikut cara menggunakannya:

1. Pilih Tugas

Untuk memulai, pilih tugas yang ingin Anda selesaikan. Itu harus spesifik, dan sesuatu yang dapat Anda selesaikan secara wajar dalam jumlah waktu yang Anda miliki. Dengan kata lain, jangan memilih tugas seperti "cat rumah saya". Pilih sesuatu seperti "cat pintu depan rumah saya". Jika Anda memilih tugas yang terlalu luas, Anda akan kesulitan bertahan dengan pekerjaan itu. Jadi, coba dan uraikan apa yang Anda lakukan menjadi bagian terkecil yang dapat dikelola.

2. Mulailah Mengerjakan Tugas Anda

Langkah selanjutnya adalah mulai mengerjakan tugas Anda. Mulailah dengan membuat daftar tugas yang akan Anda kerjakan di bidang yang sesuai di lembar waktu Anda. Kemudian, daftar waktu Anda mulai bekerja. Setelah Anda memulai tugas Anda, satu-satunya aturan yang harus Anda patuhi adalah tidak ada multitasking yang diizinkan. Ini akan membantu Anda untuk fokus pada apa yang perlu Anda selesaikan dan meminimalkan gangguan yang dipaksakan sendiri.

3. Bekerja Sampai Anda Butuh Istirahat

Anda kemudian dapat terus mengerjakan tugas yang terdaftar selama yang Anda inginkan. Jika Anda merasa lelah setelah 15 menit, istirahatlah. Jika Anda masuk ke alur yang produktif, lupa waktu, dan akhirnya bekerja selama satu jam berturut-turut, itu juga bagus.

Idenya adalah untuk mengenal pola Anda sendiri dan bekerja di segmen yang paling cocok untuk Anda. Jika Anda tidak fokus dengan baik pada tugas-tugas tertentu, kerjakan untuk jangka waktu yang lebih singkat. Jika Anda asyik dengan jenis tugas lain, maksimalkan hasil Anda dengan bekerja selama Anda merasa mampu untuk tetap fokus.

Anda mungkin akan menemukan bahwa periode terlama yang dapat Anda pertahankan adalah sekitar 90 menit atau lebih. Ini sesuai dengan Irama Ultradian Anda, yang merupakan periode kewaspadaan dan istirahat bergantian yang dialami otak kita sepanjang hari.

Ada banyak studi kasus yang menunjukkan bagaimana istirahat secara teratur meningkatkan produktivitas. Itulah salah satu alasan mengapa istirahat wajib adalah bagian dari Teknik Pomodoro. Tetapi ada bukti bahwa pendekatan Flowtime yang kurang terstruktur untuk istirahat bekerja dengan baik. Salah satu perusahaan teknologi yang baru-baru ini mengarahkan karyawannya untuk beristirahat setiap jam sesuai keinginan mereka, melihat tingkat produktivitas meningkat sebesar 23%—tanpa mandat yang diperlukan.

4. Ambil Waktu Istirahat yang Sesuai

Ketika Anda memutuskan Anda perlu istirahat, lanjutkan dan lakukan. Pastikan untuk menuliskan waktu berhenti Anda di lembar waktu Anda di tempat yang tepat. Anda dapat mengambil istirahat selama atau sesingkat yang Anda suka, tetapi jangan menyalahgunakan hak istimewa. Jika tidak, tidak akan lama sampai istirahat Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda.

Sebagai aturan umum, cobalah istirahat lima menit untuk setiap periode kerja 25 menit, dan tingkatkan waktu istirahat Anda secara proporsional untuk periode kerja yang lebih lama. Anda harus menggunakan pengatur waktu untuk memastikan Anda kembali ke tugas dalam waktu yang tepat. Dan ketika istirahat Anda berakhir, jangan lupa untuk mencatat waktu Anda kembali bekerja dan daftar durasi istirahat yang Anda ambil.

5. Rekam Gangguan yang Terjadi

Saat Anda bekerja, akan selalu ada saat-saat ketika Anda akan terganggu. Ini mungkin datang dalam bentuk panggilan telepon, email mendesak, atau bahkan keinginan untuk menggunakan kamar mandi. Ketika hal-hal ini terjadi, catat kejadiannya di kolom interupsi di lembar waktu Anda. Lakukan yang terbaik untuk menjaga gangguan tetap pendek, tetapi jangan mencoba dan memblokirnya.

Alasannya adalah Anda tidak mungkin berhasil dan terkadang, hal-hal yang mengalihkan perhatian Anda akan menjadi prioritas yang lebih tinggi daripada yang sedang Anda kerjakan. Jadi, penting untuk menangani gangguan sesuai keinginan Anda alih-alih mencoba mengatasinya.

6. Ulangi Sampai Pekerjaan Anda Selesai

Yang harus Anda lakukan selanjutnya adalah mengulangi langkah-langkah di atas sampai tugas yang Anda kerjakan selesai. Saat Anda menyelesaikan setiap tugas, pastikan untuk mencatat waktu pemberhentian terakhir Anda. Jika mau, Anda dapat menghitung total waktu kerja Anda (dan mengisinya) saat Anda menyelesaikan tugas, atau Anda dapat mengerjakan semua matematika sekaligus di penghujung hari.

Yang penting adalah Anda tidak meninggalkan celah dalam pelacakan waktu Anda. Timesheet Anda, setelah selesai, akan menjadi aset yang meningkatkan kemampuan Anda untuk membuat jadwal kerja yang memaksimalkan hasil harian Anda.

Apa yang Harus Dilakukan Dengan Timesheet Anda?

Meskipun tindakan mencatat waktu kerja dan waktu istirahat Anda akan membantu Anda tetap mengerjakan tugas setiap hari, ada alasan penting lain mengapa Anda melakukannya. Ini adalah bahwa lembar waktu Anda secara bertahap akan mulai mengungkapkan kepada Anda bagaimana menyusun jadwal harian yang ideal untuk diri Anda sendiri.

Jadi, pada akhir setiap minggu, luangkan waktu untuk membandingkan lembar waktu Anda. Anda mungkin melihat bahwa pola-pola tertentu mulai muncul. Misalnya, Anda mungkin memperhatikan bahwa periode kerja terlama Anda biasanya terjadi sebelum makan siang atau ada bagian tertentu dari hari Anda yang cenderung penuh dengan gangguan. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk merencanakan hari-hari berikutnya dengan lebih efektif.

Secara umum, Anda ingin mengelompokkan tugas terpenting Anda pada waktu paling produktif. Jadi, jika Anda meninjau catatan properti terperinci, misalnya, Anda dapat menyisihkan waktu untuk melakukannya ketika Anda tahu Anda akan dapat fokus tanpa gangguan.

Sebaliknya, Anda harus menjadwalkan pekerjaan yang tidak terlalu penting pada saat Anda kemungkinan besar akan terganggu saat bekerja. Jadi, jika Anda perlu waktu untuk membalas email atau membalas panggilan telepon, Anda akan tahu kapan harus melakukannya. Ini tidak hanya akan membuat Anda lebih produktif tetapi juga akan menghilangkan kesalahan dalam pekerjaan Anda.

Persamaan Utama Antara Flowtime dan Pomodoro

Jika Anda terbiasa dengan cara kerja Teknik Pomodoro, Anda mungkin telah memperhatikan beberapa kesamaan dengan Teknik Flowtime. Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, ini disengaja. Teknik Flowtime dirancang khusus untuk mempertahankan tiga fitur penting dari Teknik Pomodoro, yaitu:

1. Pelacakan Waktu Yang Tepat

Salah satu alasan mengapa Teknik Pomodoro begitu efektif bagi banyak orang adalah karena ia menciptakan sistem yang kaku untuk memfasilitasi pelacakan waktu. Dengan harus membagi tugas kerja Anda menjadi segmen 25 menit, Anda menjadi sangat sadar akan tugas yang ada di depan Anda dan bagaimana Anda menggunakan waktu Anda. Itu saja membantu Anda menghindari pemborosan waktu kerja yang berharga karena Anda harus memperhitungkan setiap menitnya. Teknik Flowtime juga memberikan manfaat ini.

2. Menghilangkan Multitasking

Dengan Teknik Pomodoro, Anda harus memilih tugas untuk dikerjakan dan menggunakan pengatur waktu 25 menit untuk mengukur setiap periode kerja. Ini melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk membuat Anda tetap pada tugas karena Anda tahu dari saat Anda mengatur timer apa yang ingin Anda capai, dan karena itu Anda tidak akan menyimpang ke tugas lain.

Meskipun Anda tidak perlu menggunakan pengatur waktu dengan Teknik Flowtime, tindakan menuliskan tugas Anda menyelesaikan tugas yang sama. Karena Anda tahu Anda akan melacak waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan hal tertentu, Anda akan cenderung untuk tetap dengan tugas Anda sampai selesai atau waktu istirahat.

3. Memfasilitasi Istirahat

Salah satu pembunuh produktivitas terbesar adalah kelelahan, dan ada banyak data yang membuktikan bahwa istirahat sangat penting untuk mempertahankan kinerja kerja puncak. Itulah rahasia sebenarnya dari reputasi sukses Teknik Pomodoro itu membuat istirahat wajib dan tidak dapat dihindari.

Teknik Flowtime, sebagai perbandingan, juga menuntut Anda untuk beristirahat. Itu tidak memaksa mereka pada Anda sampai Anda siap untuk mengambilnya. Dengan cara itu, beberapa disiplin diri tambahan diperlukan untuk berhasil menggunakan Teknik Flowtime. Tetapi jika Anda dapat mematuhi pengatur waktu, tidak ada alasan Anda tidak dapat belajar untuk mematuhi sinyal yang dikirimkan tubuh Anda saat membutuhkan waktu istirahat.

Kesimpulan Akhir

Pada akhirnya, Anda mungkin menemukan kesuksesan menggunakan Teknik Pomodoro. Ada alasan mengapa itu sangat populer. Tetapi jika Anda telah menggunakannya selama beberapa waktu dan menemukan diri Anda berusaha keras melawan strukturnya yang kaku, Anda tidak sendirian. Jadi, pertimbangkan untuk mencoba Teknik Flowtime setidaknya selama satu atau dua minggu. Anda mungkin merasa itu jauh lebih cocok untuk gaya kerja Anda dan bahwa Anda menyelesaikan lebih banyak hal daripada yang pernah Anda lakukan sebelumnya.

Angger Wicaksana
Founder and CEO at Akukatiga.com - Occupational Health and Safety Student at Universitas Sebelas Maret - linkedin.com/in/anggerwicaksana
Komentar
Postingan Lebih Baru Postingan Lama