10 Tips Produktif Agar Pikiran Lebih Tenang dan Nyaman
Apakah Kamu mengenal seseorang yang tidak sibuk?
Sebagian besar dari kita bangun setiap pagi menghadapi kalender yang penuh sesak dan daftar tugas yang panjang. Sebagai pengacara/istri/ibu/penulis, saya tahu pasti.
Karena daya tarik kutu buku dan naluri bertahan hidup, saya telah melakukan studi seumur hidup tentang produktivitas dan manajemen waktu. Berikut adalah 10 kiat produktivitas teratas yang membantu saya menyelesaikan hal-hal yang harus atau ingin saya lakukan tanpa kehilangan akal:
Tulislah
Setiap tugas, setiap komitmen harus ditulis. Ini membebaskan pikiran Kamu dari pekerjaan yang menguras energi dan perhatian untuk mencoba mengingat.
Dalam buku maninya tentang produktivitas, Getting Things Done, David Allen menunjukkan bagaimana komitmen yang belum selesai menghabiskan energi psikis, masing-masing membuat Kamu sedikit lebih lelah, lebih terganggu, dan karenanya kurang produktif.
Dia menekankan bahwa langkah pertama untuk mengelola hidup dan waktu Kamu adalah mengeluarkan setiap komitmen, besar dan kecil, dari kepala Kamu dan masuk ke dalam sistem yang tepercaya.
Saya menggunakan OmniFocus untuk menangkap komitmen ini, tetapi Kamu bisa mulai dengan pena dan kertas sederhana.
Dapatkan Head Start
Cara terbaik untuk memulai adalah memulai malam sebelumnya.
Sebelum meninggalkan ruang kerja Kamu, atau sebelum tidur, luangkan waktu 10 menit untuk melihat komitmen hari berikutnya.
Janji temu apa yang tidak boleh dilewatkan? Apa yang perlu Kamu bawa untuk janji temu itu? (Pastikan Kamu telah mengumpulkan bahan-bahan itu dan siap untuk digunakan.) Tiga sampai lima tugas apa yang harus diselesaikan?
Putuskan apa yang akan Kamu lakukan terlebih dahulu. Lihatlah daftar tugas itu dan putuskan apakah ada tugas di dalamnya yang dapat didelegasikan kepada orang lain (lihat nomor 9 di bawah) atau, lebih baik lagi, mencoret daftar itu sama sekali (lihat nomor 10 di bawah).
Semakin sibuk hari Kamu, semakin penting untuk melakukan survei cepat ini sehari atau malam sebelumnya. Ini berarti Kamu tidak membuang waktu di pagi hari untuk memutuskan dari mana harus memulai, atau mengumpulkan materi (dan mungkin menemukan item penting tidak tersedia saat Kamu membutuhkannya).
Lakukan Tugas Yang Paling Ditakuti Kamu Terlebih Dahulu
Setiap orang dari kita memiliki satu atau lebih tugas dalam daftar tugas yang kita takutkan untuk dilakukan. Mungkin panggilan telepon yang tidak menyenangkan yang tidak ingin Kamu lakukan, atau posting blog yang Kamu tunda untuk menulis karena Kamu tidak tahu bagaimana memulainya, atau proyek yang membuat Kamu kewalahan karena sangat besar.
Apa pun itu, itu menggantung di atas kepala Kamu, mengganggu Kamu dengan rasa bersalah karena terus didorong ke hari berikutnya dan berikutnya. Saatnya untuk mengakhiri siklus itu.
Lakukan hal pertama. Penulis Michael Hyatt berbicara tentang membunuh naga Kamu sebelum sarapan tidak ada yang lebih memotivasi untuk sisa hari Kamu selain mencoret monster itu dari daftar Kamu di pagi hari.
Tetapi banyak orang alih-alih melakukan tugas yang sulit terlebih dahulu, mereka melakukan yang mudah. Jika Kamu benar-benar ingin menjadi produktif, ada beberapa tugas yang tidak boleh Kamu lakukan pertama kali di pagi hari: Agar Lebih Produktif, Jangan Lakukan Ini Untuk Memulai Pagi Kamu
Jadi lakukan panggilan itu. Tarik selembar kertas dan lakukan brainstorming ide untuk posting blog itu.
Lakukan sesuatu untuk tugas yang berat itu mungkin Kamu tidak dapat menyelesaikannya dalam satu hari, tetapi setidaknya Kamu bisa memulainya. Apapun itu, lakukan saja.
Kemudian, biarkan kepuasan mencoretnya dari daftar Kamu membawa Kamu ke sisa hari sibuk Kamu.
Matikan Gangguan
Salah satu pembunuh produktivitas utama adalah gangguan gangguan terus-menerus: email, panggilan telepon, orang-orang yang muncul di depan pintu Kamu…
Teknologi yang dapat (dan seharusnya) membuat hidup kita lebih mudah dan lebih baik juga dapat membuat hampir tidak mungkin untuk mempertahankan jenis perhatian terfokus yang diperlukan untuk bekerja secara efisien dan efektif.
Tapi inilah masalahnya: Kamu dapat mengontrol teknologi itu.
Saat Kamu memiliki tugas penting yang membutuhkan perhatian dan fokus, ciptakan ruang untuk memberikan yang terbaik.
Baik itu pertemuan dengan klien atau kolega, atau surat penting yang perlu ditulis, atau karya seni yang ingin Kamu buat, jadwalkan blok waktu untuk fokus pada komitmen itu, lalu matikan semua gangguan. Matikan telepon Kamu (atau setidaknya matikan dering). Senyapkan peringatan email Kamu. Putuskan sambungan internet (atau setidaknya Facebook dan Twitter). Tutup pintu kantor Kamu.
Hanya untuk jam itu (atau tiga puluh menit, atau setengah hari), matikan semua komunikasi di luar dan berikan diri Kamu waktu yang tidak terganggu untuk benar-benar fokus pada masalah yang ada. Cari tahu di sini lebih lanjut tentang Cara Meminimalkan Gangguan untuk Menyelesaikan Sesuatu.
Istirahat
Ada batasan berapa lama seseorang dapat mencurahkan fokus mendalam untuk suatu tugas.
Tidak peduli seberapa sibuknya Kamu, setelah jangka waktu tertentu, hukum hasil yang semakin berkurang mulai berlaku, dan kelelahan fisik dan/atau mental mulai mengganggu keefektifan Kamu.
Jadwalkan istirahat secara berkala bahkan selama hari-hari tersibuk. Luangkan waktu sepuluh menit untuk berdiri, meregangkan tubuh, minum air, berjalan di sekitar blok.
Kamu akan kembali ke bekerja dengan segar, baik mental maupun fisik, dan siap untuk lebih produktif lagi.
Jika Kamu belum yakin, baca artikel ini tentang Pentingnya Menjadwalkan Waktu Henti.
Proses Batch
Jika tuntutan hari Kamu mencakup tugas-tugas rutin, cobalah untuk mengelompokkan tugas-tugas serupa dan menjadwalkan waktu-waktu tertentu di siang hari untuk menyelesaikannya.
Menjawab email? Mengembalikan panggilan telepon? Memasukkan pengeluaran ke dalam spreadsheet? Alih-alih mengganggu tugas Kamu yang lain untuk melakukan hal-hal ini sedikit demi sedikit, kumpulkan mereka.
Atur dua atau tiga atau lima kali sehari untuk memeriksa dan menanggapi email. Kembalikan panggilan telepon pada pukul 11:45 dan 16:45 (atau, jika Kamu ingin menghindari terjebak dalam percakapan telepon yang panjang, balaslah pada pukul 12:15 saat orang-orang sedang makan siang, dan 17:15 setelah mereka selesai menelepon. pergi untuk hari itu, dan tinggalkan pesan!)
Dengan mengelompokkan tugas serupa, Kamu menghemat waktu yang hilang untuk meningkatkan beberapa kali sehari dan menuai manfaat momentum.
Makan Sarapan Sehat
Apakah saya perlu menjelaskan ini? Ada banyak penelitian yang menegaskan pentingnya sarapan untuk menjaga kesehatan kita.
Orang yang sehat lebih produktif. Tidak peduli seberapa sibuknya Kamu, makanlah sarapan yang layak. Ini akan mendorong Kamu untuk memulai hari Kamu dengan baik.
Untuk ide sarapan lainnya, lihat ini: 31 Resep Sarapan Sehat yang Akan Meningkatkan Energi Kamu
Dapatkan Beberapa Latihan
Jangan terlalu repetitif, tapi orang sehat lebih produktif.
Olahraga membuat Kamu lebih sehat, jadi pastikan untuk berolahraga setiap hari.
Kamu tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam di gym untuk mendapatkan manfaat ini; berjalan-jalan di sekitar blok, atau lakukan isometrik di meja Kamu.
Cobalah 29 Latihan Ini yang Dapat Kamu Lakukan Di (Atau Dekat) Meja Kamu atau 15 Peregangan Kantor Sederhana Dan Cepat Untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja.
Lakukan saja sesuatu untuk membuat jantung Kamu terpompa dan darah Kamu berpacu. Ini akan meningkatkan kesejahteraan umum Kamu serta kemampuan Kamu untuk berpikir lebih jernih.
Delegasi
Saya akan mengaku: Saya bau ini. Saya benci untuk meminta bantuan, dan seringkali tampaknya lebih sulit untuk menjelaskan tugas kepada orang lain daripada melakukannya sendiri. Tetapi tidak semua yang perlu dilakukan dalam hidup Kamu harus dilakukan oleh Kamu.
Evaluasi daftar tugas itu dengan cermat. Tugas apa yang dapat dilakukan orang lain, sehingga membebaskan Kamu untuk fokus pada hal-hal yang hanya dapat Kamu lakukan?
Lihatlah ke sekeliling Kamu: siapa yang tersedia untuk melakukan beberapa tugas tersebut? Seorang sekretaris? Seorang rekan? Anggota keluarga? Pembantu yang dibayar?
Kunci penting untuk produktivitas adalah melakukan hanya hal-hal yang hanya dapat Kamu lakukan, dan memberi orang lain kesempatan untuk berkontribusi dengan melakukan tugas-tugas lain itu.
Katakan Tidak
Berapa banyak komitmen yang telah Kamu buat yang sebenarnya tidak perlu ditepati sama sekali?
Pernahkah Kamu mengerjakan tugas yang sebenarnya tidak penting bagi Kamu atau orang lain?
Apakah kalender Kamu penuh dengan rapat yang tidak menghasilkan apa-apa untuk organisasi yang tidak lagi Kamu pedulikan?
Apakah hari Kamu telah dibajak oleh prioritas orang lain?
Jika kalender Kamu macet, jika daftar tugas Kamu panjangnya bermil-mil, luangkan waktu sekitar sepuluh menit untuk melihat setiap item dengan cermat. Bisakah salah satu dari janji atau tugas itu dicoret begitu saja untuk menciptakan margin yang masuk akal dalam hidup Kamu?
Ketika seseorang menelepon atau muncul di depan pintu Kamu dengan permintaan untuk partisipasi Kamu dalam beberapa kegiatan, tarik napas dan pertimbangkan apakah itu sesuai dengan prioritas Kamu sendiri (prioritas mana, tentu saja, mungkin termasuk membuat bos atau pasangan Kamu bahagia).
Jika jawabannya tidak, maka katakan saja tidak. Berlatihlah sebelumnya: “Terima kasih telah mengundang saya, tapi tidak.” "Terima kasih sudah bertanya, tapi tidak." “Terima kasih telah memikirkanku, tapi tidak.”
Seperti yang dikatakan orang bijak, "tidak" adalah kalimat yang lengkap. Tidak diperlukan penjelasan. Hanya tidak.